Les 5 trucs d’expert à maîtriser pour tirer pleinement partie de votre réunion à distance.

Que vous soyez à votre première ou un.e. habitué.e. de la réunion virtuelle, vous vous demandez comment échanger de la bonne façon avec vos collègues lors d’une réunion à distance? Comment maintenir leur attention à distance? Est-ce le bon moment pour prendre des décisions importantes?

Vous vous rendrez rapidement compte que ce n’est pas juste une question de format virtuel. Les réponses à ces questions et les propositions d’animation, pourront aussi enrichir vos rencontres en personne. Voici donc les trucs et astuces que vous proposent nos experts pour organiser des réunions à distances efficaces.

La réunion à distance, comment vous y préparer ?

La plupart d’entre-nous passons une partie de notre temps en réunion. Et nous le voyons parfois comme une limitation à réaliser le travail qu’il y a à faire dans le reste de notre journée. Plutôt que de le voir sous l’angle d’une perte de temps, nous vous proposons de le regarder comme un moment privilégié. Par exemple, comme un espace à partir duquel il est possible d’engager et motiver vos collaborateurs et collaboratrices aux tâches à réaliser.

La performance de la technologie nous donne aujourd’hui le moyen d’être connectés les un.e.s aux autres. C’est aussi un moyen de rester efficaces, même à distance, dans notre organisation du travail. Certains l’utilisent déjà pour le télé-travail. D’autres l’ont découvert plus récemment et continuerons fort probablement à l’adopter d’avantage dans l’avenir!

La première condition cependant pour bien communiquer, c’est d’être bien préparé.e. que ce soit en présentiel ou en virtuel!

Pour commencer, montrez l’exemple! Rédigez un ordre du jour que vous pourrez envoyer avant la rencontre aux participant.e.s. pour leur permettre à eux et elles aussi de s’y préparer. Selon l’importance du contenu et de l’implication de leur part, assurez-vous que le délai soit raisonnable pour eux-elles.

Demandez clairement aux participant.e.s de s’y préparer, c’est essentiel. Si une personne doit intervenir plus particulièrement lors de cet échange, envoyez-lui un email plus spécifique, avec la liste des sujets qu’elle devra aborder.

Vous vous êtes assuré.e du bon fonctionnement de la technologie choisie pour communiquer et ses fonctionnalités tel que le partage d’écran? Parfait! Maintenant, prévoyez au moins un test vidéo et audio dans la demi-heure précédant votre rencontre, juste au cas où.

Et comme personne n’est à l’abri d’un problème de connexion internet ou d’un souci informatique, avoir un plan B comme faire la réunion par téléphone, ne peut pas nuire.

reunion a distance

Soyez prêt.e, quelques minutes avant l’heure prévue de votre réunion à distance

Comme vous organisez la réunion en ligne, il serait de bon ton que vous soyez le-la première à entrer dans le système vidéo. Prévoyez y être au minimum 5/10 minutes avant la réunion. Vous pourrez prendre ce moment pour mettre vos autres appareils sur silence afin d’éviter les distractions et vous concentrer à accueillir les personnes qui arrivent.

Dans la mesure du possible, vous aurez préalablement pris soin de votre apparence et de votre posture d’animateur-animatrice. En personne ou en vidéo, une présentation soignée montre déjà le professionnalisme de la démarche. Pour autant, cela ne doit pas vous empêcher d’être détendu.e. et de garder le sourire!

Organisez-vous, pour rester dans “un espace professionnel” pendant la durée de la réunion. Vous êtes l’animateur-animatrice, tout ce qui se passe autour de vous est vu et entendu par le reste des participant.e.s. Les autres ont toujours la possibilité de fermer leur micro, pas vous!

Certaines solutions comme zoom ou google hangouts vous permettent une salle d’attente virtuelle où les personnes qui arriveront seront reçues. Alors prenez ces quelques instants d’avance pour accueillir vos collaborateurs et collaboratrices si c’est possible.

Pour favoriser les échanges dans un laps de temps défini, fixez les règles et énoncez-les.

Voici quelques exemples qui pourront vous y aider :

  • La rencontre va durer x temps
  • Chacun.e aura un temps de parole de x minutes
  • Levez la main si vous voulez prendre la parole. Ou, selon le format de la rencontre, envoyez-moi un message privé dans le chat avec votre prénom. Je vous donnerai la parole par ordre d’arrivée.
  • Je prendrais toutes vos questions durant 10 minutes à la fin de mon intervention etc.

L’important est de bien cadrer la rencontre et garder la maîtrise du temps! Prévoyez à cette effet un petit temps d’antenne avant de commencer avec la phrase magique « avez-vous des questions avant de commencer? ».

Quoi faire et ne pas faire durant la réunion à distance

Parlez plus lentement qu’à votre habitude. Tâchez de bien articuler pour que tout le monde vous comprenne bien. Cela évite d’irriter les personnes qui doivent se concentrer pour vous comprendre notamment. Et cela favorise la fluidité et l’harmonie de l’échange.

Une des techniques pour garder l’attention de votre auditoire est de moduler le ton et le niveau sonore de votre voix. Si vous gardez un ton trop monocorde, attendez-vous à voir des bâillements et des gens décrocher de la conversation ou de la présentation.

Et comme dans toute présentation, engagez votre auditoire! Ainsi vous allez automatiquement renforcer l’écoute et la présence active de chacun.e. Si vous êtes dans un format court, dirigez votre interaction avec des questions fermées (oui/non) pour ne pas prendre trop de temps. Utilisez aussi les questions semi-fermées (dont le sujet est bien cadré et permet d’aller légèrement plus loin que le oui et non) pour laisser un peu la parole à l’auditoire.

Assurez-vous dès les premières minutes de votre intervention, que tout le monde vous entend bien et vous voit bien.

Finalement, comme dans toute intervention, laissez de légers silences entre vos phrases. Il y a parfois un peu de décalage entre la vidéo et l’audio d’une part. Et, de façon générale, cela permet à votre auditoire d’intégrer et traiter mentalement l’information que vous apportez.

Comment tirer pleinement partie de votre réunion à distance

N’oubliez-pas pourquoi vous avez tenu cette réunion en ligne! Cela paraît évident lorsque vous lisez ces mots n’est-ce-pas? Mais repensez au nombre de fois où juste après une réunion ou un échange, vous avez réalisé qu’il vous manquait un avis pour prendre une décision. Ou encore lorsque pris.e dans une discussion animée, vous aviez oublié de passer une information importante! Pour éviter cette situation :

  • Si votre réunion est informative: assurez-vous que votre message soit clair pour tous-toutes. Par exemple en demandant à votre auditoire d’expliquer ce qu’il a compris jusqu’à ce que ce soit limpide pour tout le monde.
  • Si votre réunion vise atteindre un ou des résultat.s concret.s: livrables, engagements, décisions, changements comportementaux etc. Prenez le temps de valider les ententes avec les participant.e.s. Il s’agira alors de s’accorder sur un avancement ou un point de décision de façon à avancer vers l’étape suivante.

reunion a distance

A cet effet et pour tirer pleinement partie de ce moment:

  • Utilisez les 5/10 dernières minutes de votre réunion pour récapituler les points de décision validés.
  • Énoncez les points en suivi avec chaque personne ou groupe de personnes impacté.
  • Précisez ce qui est attendu de leur part pour la prochaine rencontre.
  • Assurez-vous que tout le monde s’entend sur les prochaines étapes.
  • Notez les points de forme ou en récapitulatif dans votre compte-rendu. Et s’il y a des dates à fixer, faites-le rapidement.

Au besoin, n’hésitez-pas à insister pour vos collaborateurs ou collaboratrices vous donnent une date de livraison. Certaines personnes ont plus de mal à s’engager mais cela permet de fixer une mesure de performance (KPI), même si elle est subjective. C’est une technique de management tout ce qu’il y a de plus efficace. Cette méthode vous aide à repérer facilement où sont les défis et de pouvoir échanger avec les intéressé.e.s de façon à réduire les écarts le cas échéant.

Et pour vous assurer de repartir avec les réponses que vous souhaitiez, relisez votre liste de départ. C’est le meilleur moyen pour ne pas l’oublier! Le fameux «Laissez-moi voir que je n’ai rien oublié» à la fin de rencontre! Pensez-y, c’est votre garantie d’avoir les réponses à vos questions.

Un dernier conseil à ne pas négliger après votre réunion à distance

Prenez des notes! Gardez une trace des discussions et des engagements pris. Le lendemain ou dans les 48h idéalement, vous pourrez les transmettre par email ou les déposer dans votre Drive, Sharepoint ou système intranet.

Ainsi chaque personne pourra s’y référer pour s’en remémorer les grandes lignes. Mais aussi pour revoir les points de suivi et les décisions qui les concernent. Vous pourrez également, informer tous ceux ou celles, qui n’ont pas pu participer à la rencontre.

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